A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE FAZENDA, com fundamento no § 4° do art. 24 da Lei n° 3.368, de 23 de julho de 2018 e no art. 6° do Decreto n° 13.605, de 20 de maio de 2020,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DO OBJETO DA REGULAMENTAÇÃO
Art. 1° Esta Resolução tem por objeto regulamentar a forma eletrônica de encaminhamento, apresentação e comunicação dos requerimentos e demais atos processuais no âmbito da Secretaria Municipal de Fazenda, disciplinando o parágrafo único do art. 13, o art. 17, o inciso III do caput do art. 24 e o inciso III do § 2° do art. 24, todos da Lei n° 3.368, de 23 de julho de 2018.
CAPÍTULO II
DO ENCAMINHAMENTO E DA APRESENTAÇÃO DOS ATOS E TERMOS PROCESSUAIS POR MEIO ELETRÔNICO
Seção I
Do uso dos e-mails institucionais para postular
Art. 2° Os postulantes qualificados no art. 2° da Lei n° 3.368, de 23 de julho de 2018 podem encaminhar petições, inclusive para contestar atos praticados pelo Poder Público no âmbito da Secretaria Municipal de Fazenda, para os seguintes e-mails institucionais:
I – protocolo@fazenda.niteroi.rj.gov.br, para protocolar novos processos, com exceção daqueles cujas petições solicitem parcelamento de débitos tributários ou consistam em impugnações ou recursos;
II – parcelamento@fazenda.niteroi.rj.gov.br, para protocolar novas solicitações de parcelamento de débitos tributários;
III – cartorio@fazenda.niteroi.rj.gov.br, para protocolar impugnações e recursos.
Parágrafo único. No caso de encaminhamento de petição a outro e-mail institucional que não seja um dos mencionados nos incisos deste artigo, ou a um dos e-mails previstos nos incisos deste artigo que não seja o adequado para receber a petição referida em função do tipo de solicitação nela contida, o servidor responsável pelo recebimento da mensagem que contém a petição deve encaminhá-la imediatamente para o e-mail adequado a recebê-la.
Seção II
Da petição e da mensagem de encaminhamento da petição
Art. 3° A petição a ser enviada por meio dos e-mails referidos nos incisos I a III do art. 2° deve conter os elementos descritos nos incisos I a VI do art. 6° da Lei n° 3.368/2018 e ser assinada eletronicamente, com a utilização de certificado digital, nos termos do Decreto n° 13.395/2019, ou manualmente, sendo que, neste último caso, a petição assinada deve ser digitalizada ou fotografada digitalmente e o arquivo de imagem resultante da digitalização ou da foto digital deve ser anexado a uma mensagem endereçada a um dos e-mails referidos nos incisos I a III do art. 2° deste Decreto, de acordo com o objeto do processo.
Parágrafo único. A petição inicial pode ser substituída pelo formulário padrão correspondente ao tipo de solicitação que é objeto da petição, disponível no sítio virtual da Secretaria Municipal de Fazenda, desde que seja preenchido de modo a conter todas as informações que constariam em uma petição inicial com o mesmo objetivo.
Art. 4° A mensagem referida no art. 3° deve ser enviada contendo, em anexo, além da petição, os documentos para a identificação do postulante previstos nos incisos VII a IX do art. 6° da Lei n° 3.368, de 23 de julho de 2018.
Art. 5° Ao receber por e-mail a mensagem referida no art. 3°, o servidor responsável pelo recebimento deve enviar uma mensagem em resposta ao postulante confirmando o recebimento da petição e informando o número do protocolo, a data e horário de sua efetuação e o e-mail do setor de destinação do processo inaugurado, além de eventual falta de documentos essenciais à apreciação da petição protocolada.
Art. 6° A petição de que trata o art. 3° considera-se como apresentada, para todos os efeitos processuais, na data do envio da mensagem para o primeiro e-mail institucional da Secretaria Municipal de Fazenda a recebê-la.
Art. 7° Os autos de todos os processos iniciados a partir do encaminhamento de petições aos e-mails institucionais devem ser formalizados no sistema de processos eletrônicos pelo responsável pelo recebimento do e-mail.
Seção III
Da identificação dos postulantes
Art. 8° Salvo nos casos de solicitação de parcelamento de débitos, em que o servidor responsável pelo recebimento do e-mail deve identificar o postulante e verificar sua legitimidade, as petições encaminhadas através da mensagem referida no art. 3° devem ter sua legitimidade verificada por servidores lotados no setor cujo titular tenha a competência para decidir sobre questões ou solicitações contidas nas referidas petições.
Art. 9° A verificação da legitimidade do postulante compreende os seguintes passos:
I – reconhecimento, por semelhança, da assinatura do postulante ou de seu representante, mediante comparação entre as grafias da assinatura constante na petição digitalizada e a assinatura constante em um documento de identidade do postulante ou de seu representante;
II – reconhecimento, por semelhança, da assinatura do postulante constante em seu documento de identidade e a assinatura do postulante na cópia digitalizada da procuração em que este institui poder a seu representante de postular junto à Secretaria Municipal de Fazenda;
III – conferência documental que prove que o signatário da petição digitalizada é o representante legal da pessoa jurídica postulante ou que é o administrador da sociedade de fato, do condomínio, do espólio, da massa falida ou de qualquer outro conjunto de pessoas, coisas ou bens sem personalidade jurídica.
Parágrafo único. O servidor responsável pela verificação da legitimidade do postulante deve registrar por escrito nos autos do processo a ocorrência da referida verificação.
Seção IV
Do uso do e-mail como domicílio eletrônico processual
Art. 10. Desde o momento do protocolo da petição ou reclamação encaminhada pelo postulante, o e-mail utilizado para o envio da mensagem de encaminhamento passa a ser, para efeitos da relação processual ora instaurada, seu domicílio eletrônico nos termos do inciso III do § 2° do art. 24 da Lei n° 3.368/2018, relativamente ao processo inaugurado com a petição que apresentar, e deve continuar a ser utilizado pelo postulante para o envio e a recepção de todas as mensagens que tiverem como objetivo o encaminhamento e a apresentação de atos processuais relativos ao referido processo.
§ 1° A mensagem de encaminhamento da petição inicial, que contém expresso, em seu corpo, o e-mail utilizado para seu envio e a data em que a mensagem foi enviada, deve ser incluída nos autos do processo inaugurado.
§ 2° Uma vez realizado o procedimento de verificação de legitimidade do postulante descrito no art. 9°, relativamente ao processo iniciado pela petição referida no caput, torna-se desnecessária nova verificação de legitimidade a cada ato processual realizado através do e-mail que foi utilizado para o envio da mensagem de encaminhamento da petição inicial, presumindo-se a legitimidade de todos os atos processuais realizados mediante o referido e-mail.
§ 3° Para que o postulante possa alterar o e-mail de uso para a prática dos atos referidos no caput, é necessário que os procedimentos de identificação referidos no art. 9° sejam feitos novamente através do novo e-mail a ser utilizado, mencionando o número do protocolo do processo relacionado ao e-mail anteriormente utilizado.
§ 4° Na ocorrência da hipótese prevista no § 3°, a mensagem de alteração do e-mail ali referida deve ser incluída nos autos do processo a ela relacionado.
Seção V
Do encaminhamento da documentação para atendimento de exigências e da apresentação de pedidos incidentais no decurso do processo
Art. 11. O encaminhamento da documentação para atendimento de exigências e da apresentação de pedidos incidentais no decurso do processo deve ser endereçado ao e-mail do setor cujo titular tem competência para decidir sobre a solicitação feita pelo postulante.
Parágrafo único. O e-mail a que se refere o caput deve ser informado no corpo da mensagem em resposta ao postulante confirmando a ocorrência do recebimento da petição, conforme disposto no art. 5° desta Resolução.
CAPÍTULO III
DA COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA DOS ATOS PROCESSUAIS
Seção I
Da comunicação dos atos relativos a processo inaugurado com petição encaminhada por e-mail
Art. 12. Os atos relativos ao processo inaugurado com petição encaminhada por e-mail devem ser comunicados mediante o envio de mensagens para o mesmo e-mail utilizado pelo postulante para encaminhar a petição que inaugurou o processo cujos atos devem ser comunicados, salvo na hipótese prevista no § 3° do art. 10.
Art. 13. Considera-se a comunicação ocorrida após 15 (quinze) dias contados do envio da mensagem para o e-mail do postulante, ou no momento em que se comprove, de alguma forma, o acesso ao e-mail do postulante, o que ocorrer primeiro, salvo na hipótese prevista no art. 17.
Seção II
Da comunicação dos atos relativos a processo inaugurado por ato praticado de ofício
Art. 14. Os atos processuais relativos ao processo iniciado de ofício podem ser comunicados por e-mail sempre que isto for previamente autorizado pelo destinatário da comunicação, na forma disposta nesta seção.
Art. 15. A mensagem de autorização deve ser encaminhada pelo mesmo e-mail que se quer utilizar como domicílio eletrônico e conter os seguintes documentos digitalizados:
I – termo de autorização de utilização do e-mail como domicílio eletrônico, com os seguintes elementos:
a) nome e número no Cadastro de Pessoas Físicas da Secretaria da Receita Federal do Brasil – CPF do remetente da mensagem, que pode ser o próprio destinatário da comunicação referido no art. 14 ou seu representante legal;
b) texto indicando expressamente o e-mail autorizado para utilização como domicílio eletrônico; e
c) assinatura manuscrita do remetente da mensagem.
II – cópia dos documentos de identidade e CPF do remetente da mensagem;
III – no caso de representação legal, cópia de documentos que a comprovem.
Art. 16. As intimações e notificações expedidas pela Secretaria Municipal de Fazenda devem fazer menção à possibilidade de autorização prevista no art. 14 e informar sobre o procedimento a ser feito e as vantagens da comunicação mediante a utilização de domicílio eletrônico.
Seção III
Da comunicação por e-mail improfícua
Art. 17. A comunicação de atos processuais por e-mail considera-se como improfícua nos casos em que a mensagem enviada para o e-mail do destinatário retorna ao e-mail do emitente da mensagem, devendo ser utilizada, como forma suplementar de comunicação, a publicação em edital prevista no inciso IV do art. 24 da Lei n° 3.368, de 23 de julho de 2018, observado o disposto no § 2° do art. 25 da lei mencionada.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 18. Tendo em vista que, por força do disposto no caput do art. 18 da Lei n° 3.368/2018, os prazos processuais só têm início e vencimento em dia de expediente normal na Secretaria Municipal de Fazenda, enquanto as medidas de isolamento social no Município de Niterói impuserem o funcionamento diferenciado desta Secretaria, não deverão ser expedidas cartas de cobrança, autos de infração ou notificações de lançamento de ofício, salvo nos casos em que a não emissão resultar na decadência dos créditos tributários a serem lançados.
Art. 19. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.