O SECRETÁRIO DE ESTADO DA COMUNICAÇÃO SOCIAL E ASSUNTOS POLÍTICOS, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO que, por meio do Decreto n° 35.672, de 19 de março de 2020, foi declarado estado de calamidade pública no Estado do Maranhão em virtude do aumento do número de infecções pelo vírus H1N1 e pela COVID-19 (COBRADE 1.5.1.1.0 – Doença Infecciosa Viral);
CONSIDERANDO que, por meio do Decreto n° 35.677de 21 de março de 2020, se estabeleceu medidas de prevenção do contágio e de combate à propagação da transmissão da COVID-1 9, infecção humana causada pelo novo Coronavírus (SARS-CoV-2), posteriormente prorrogadas e ampliadas por outros decretos estaduais, dentre os quais os vigentes Decreto n° 35.731, de 11 de abril de 2020, e Decreto n° 35.784, de 03 de maio de 2020, esse último que impôs o boqueio total (lockdown) na Ilha de São Luís;
CONSIDERANDO que vários servidores da Secretaria de Estado da Comunicação Social e Assuntos Políticos – SECAP foram diagnosticados com a COVID-19, estando licenciados, que outros se encontram afastados da sede da Secretaria com sintomas gripais e que outros estão em regime de teletrabalho;
CONSIDERANDO que aos servidores se outorga fé pública e que o art. 25, §3°, da Lei Estadual n° 8.959, de 08 de maio de 2009, permite que a “autenticação de documentos exigidos em cópia poderá ser feita pelo órgão administrativo”;
CONSIDERANDO por fim, a necessidade de disciplinar, no âmbito da Secretaria de Estado da Comunicação Social e Assuntos Políticos – SECAP, procedimentos e medidas relativos à liquidação das despesas prevista no art. 63 da Lei Federal n° 4.320/64 durante o período de calamidade, com o fito de contenção de riscos e evitar a disseminação de infecções;
RESOLVE:
Art. 1° Fica autorizada a recepção pelo protocolo de documentos encaminhados por meio eletrônico.
§ 1° Sempre que possível, o protocolo deve buscar meios que possibilitem a verificação de que a via digital do documento reproduz fidedignamente o documento original, especialmente quando não se tratar de documento que permita a verificação de sua autenticidade pela internet.
§ 2° Após o recebimento do documento e a verificação de sua autenticidade, pelos meios que dispuser, o servidor deverá inseri-lo no processo administrativo correspondente ou autuar novo processo, quando for o caso, firmando certidão em que ateste o meio pelo qual conferiu se tratar de documento autêntico, devendo constar na certidão os dados da pessoa física, bem assim da pessoa jurídica que representa, quando for o caso, como nome completo, inscrições no CPF e CNPJ e telefone.
Art. 3° Fica também autorizada a tramitação de processos e o envio de despachos por servidores em processos administrativos por meio eletrônico.
Parágrafo único. Na hipótese prevista no caput, o servidor que estiver com o processo físico deverá checar com cada servidor que tenha enviado o despacho digitalizado se o documento é cópia fiel do documento original, juntando‑se no processo impressão da correspondência eletrônica e também uma certidão que ateste que confirmou a autenticidade com o servidor remetente.
Art. 4° Quando o encaminhamento dos documentos citados na presente portaria se der por correspondência eletrônica, deverá constar:
I – no campo “Assunto”, no mínimo, as seguintes informações:
a) tipo de solicitação;
b) nome completo da pessoa física que o encaminha e da empresa que representa, quando for o caso.
II – no corpo da correspondência, as seguintes informações:
a) tipo de solicitação;
b) relação descritiva de todos os anexos que estão sendo encaminhados;
c) nome completo da pessoa física que o encaminha e da empresa que representa, quando for o caso, com as respectivas inscrições no CPF e no CNPJ, além de números telefônicos para a checagem da autenticidade.
§ 1° Só valerão como protocoladas as mensagens eletrônicas com a devida confirmação de recebimento.
§ 2° As vias autênticas dos documentos enviados eletronicamente deverão ficar sob a guarda do remetente, até ulterior autorização pela Secretaria Adjunta de Administração, Orçamento e Finanças (SAOF) ou a sua apresentação em meio físico à SECAP.
§ 3° Poderá ser exigida, a qualquer tempo, a apresentação dos documentos originais, bem como poderá ser recusado o protocolo eletrônico de algum documento, exigindo-se nesse caso a apresentação do documento autêntico em meio físico, na sede da SECAP.
§ 4° Após o encerramento das medidas preventivas de distanciamento social, a SAOF deverá buscar ratificar nos processos que resultem em pagamentos, tendo ou não já ocorrido esses, a ratificação dos atos processuais, mediante despacho seu próprio nos autos ou dos servidores que tenham praticados atos processuais remotamente.
Art. 5° A qualquer tempo que se constate a falsidade de algum documento enviado por meio eletrônico, a SAOF deverá encaminhar todas as provas do envio do documento e eventuais correspondências trocadas para a Polícia Civil para a instauração de procedimento de investigação policial.
Art. 6° Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, retroagindo seus efeitos a 04 de maio de 2020.
Dê-se ciência, cumpra-se e publique-se.
SECRETARIA DE ESTADO DA COMUNICAÇÃO SOCIAL E ASSUNTOS POLÍTICOS -SECAP, EM SÃO LUÍS, 04 DE MAIO DE 2020.
RODRIGO PIRES FERREIRA LAGO
Secretário de Estado da Comunicação Social e Assuntos Políticos – SECAP