(DOE de 02/07/2013)
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA RECEITA, no uso das suas atribuições que lhes conferidas pelo art. 3°, Inciso VIII, alíneas “a” e “g”, da Lei 8.186, de 16 de março de 2007, e
Considerando que é imprescindível à Administração Pública a gestão de documentação arquivada, assim considerada, o conjunto de procedimentos e operações técnicas objetivando a sua eliminação ou guarda permanente;
Considerando a necessidade de racionalizar os custos com arquivamentos, bem como a facilitação e consultas de documentos de interesse da Administração Tributária;
Considerando que o marco temporal, que baliza a homologação, extinção, constituição e cobrança do lançamento crédito tributário e possível inutilização de documentos fiscais que lhes são próprios, é de cinco anos, conforme previsto nos arte. 150, § 4°, 173 e 174 do Código Tributário Nacional;
RESOLVE:
Art. 1° As Unidades Gerenciais da Secretaria de Estado da Receita deverão selecionar e, posteriormente, destruir jornais, periódicos, documentos ou processos considerados irrelevantes para efeito de fiscalização, lançamentos e arrecadação de tributos estaduais, desde que não representem valor histórico.
§ 1° A seleção dos elementos impressos citados no caput deverá ser feita por uma Comissão formada por três servidores efetivos, sendo um, obrigatoriamente, pertencente ao Grupo Ocupacional de Servidores Fiscais Tributários.
§ 2° A seleção dos elementos impressos será feita levando-se em conta o tipo e a natureza de cada um destes.
§ 3° Consideram-se irrelevantes, para efeito do art. 1°, caput:
I – Jornais, periódicos e impressos editados há mais de dois anos, desprovidos de ações que necessitem de provas documentais;
II – expedientes administrativos (memorandos, ofícios, requerimentos etc.) emitidos pelas Unidades Gerenciais e/ou por particulares há mais de dois anos, que não façam parte ou se reportem a Processo Administrativo Tributário e nem a direitos pessoais ou empresariais;
III – consultas, comunicações, ofícios, requerimentos e/ou outros tipos de petições recebidas pelas Unidades Gerenciais, conclusos e não despachados há mais de cinco anos, que não façam ou se reportem a Processo Administrativo Tributário e nem a direitos pessoais;
IV – pareceres tributários, relatórios gerenciais e vias ou cópias de notas fiscais emitidos ou elaborados em data anterior a janeiro do ano de 2007.
Art. 2° Os Processos Administrativos Tributários julgados, mesmo com data superior a cinco anos, que ainda sejam objeto de discussão judicial e/ou de possíveis demandas judiciais poderão ser digitalizados ou microfilmados para efeitos de arquivos.
Art. 3° Os Processos Administrativos de natureza ou não da Administração Tributária, previstos no art. 1°, antes de serem destruídos, deverão ser listados e relacionados, sendo tais listas enviadas ao Gestor do Protocolo ATF, quando relacionadas a este sistema e, de qualquer forma, arquivadas em cada Unidade Gerencial, para efeito de arquivo histórico.
Art. 4° A destruição dos elementos impressos, objetos da presente Portaria, poderão vir a ser picotados e/ou rasgados e, após tais procedimentos, ofertados a instituições públicas ou privadas de assistência social sem fins lucrativos.
Art. 5° Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.
MARIALVO LAUREANO DOS SANTOS FILHOS
Secretário de Estado da Receita