Institui o processo administrativo eletrônico no âmbito do Município de Porto Alegre.
O PREFEITO MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, no exercício de suas atribuições,
CONSIDERANDO o disposto no inciso XXXIII do “caput” do artigo 5°, no inciso II do § 3° do artigo 37 e no artigo 216, todos da Constituição Federal;
CONSIDERANDO a necessidade de implementar processos que organizem e sistematizem a capacidade do Município de gerar, analisar, compartilhar e fornecer conhecimento de maneira rápida e precisa, incorporar recursos da tecnologia da informação aos trâmites processuais administrativos, objetivando maior eficiência na gestão pública, observando os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meios eletrônicos;
CONSIDERANDO as disposições da Lei n° 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, altera o Código de Processo Civil e dá outras providências; considerando o Termo de Cooperação Técnica firmado pelo Município com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), para uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI); e
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar e padronizar a tramitação eletrônica de procedimentos e processos por meio de sistema eletrônico no âmbito do Município de Porto Alegre,
DECRETA:
Art. 1° Fica instituído o Processo Administrativo Eletrônico como meio preferencial de tramitação de processos administrativos, informações e documentos do Município de Porto Alegre.
§ 1° O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), da Prefeitura Municipal de Porto Alegre (PMPA), é o sistema oficial de tramitação de processos eletrônicos administrativos e informações em meio digital do Município de Porto Alegre.
§ 2° O sistema de Gerenciamento de Processos Administrativos (GPA) permanecerá sendo utilizado até que todos os processos e todos os órgãos da Administração Direta e Indireta do Município utilizem o SEI, da PMPA.
§ 3° Nos casos em que for utilizado o SEI-PMPA este substitui o GPA para todos os fins, inclusive na geração de número de processo e como ferramenta de localização e tramitação de processos e documentos.
§ 4° O SEI-PMPA deverá ser utilizado preferencialmente por todas as unidades da Administração Direta e Indireta do Município na tramitação de processos e documentos entre si, bem como na tramitação de processos junto a outras entidades que suportem o formato eletrônico.
Art. 2° A unidade de trabalho que tiver cadastro no SEI-PMPA fica responsável por tomar conhecimento dos processos eletrônicos a ela encaminhados, devendo instruí-los em tempo hábil e promover o encaminhamento a outras unidades conforme competência. Parágrafo único. Em caso de recebimento de processo eletrônico fora de sua competência, a unidade que o recebeu deverá devolvê-lo ao remetente, informando o motivo.
Art. 3° Todos os documentos e as informações constantes em processos eletrônicos devem ser eletrônicos ou digitalizados, sendo o processo eletrônico suficiente para análise e despacho de quem o receba.
§ 1° Documentos originais digitalizados de valor probatório deverão ser guardados nos termos deste Decreto, podendo os demais ser descartados ou devolvidos a quem os apresentou.
§ 2° Cada órgão poderá definir, em norma própria, quais documentos serão considerados de valor probatório ou ainda quais documentos deverão ser descartados ou devolvidos.
§ 3° A unidade de trabalho que digitalizar documento de valor probatório fica responsável pela autenticidade da cópia digital e pela guarda temporária do documento original, que deve ter local certo e acessível para vistas.
§ 4° Os documentos em guarda temporária deverão ser agrupados em suporte de arquivamento apropriado para posterior encaminhamento às unidades de arquivo correspondentes para que promovam a guarda definitiva.
Art. 4° Os documentos gerados eletronicamente que tiverem sua integridade e autoria asseguradas nos termos deste Decreto terão o mesmo valor probante, para todos os fins de direito, que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos.
§ 1° As reproduções em papel obtidas a partir de documentos gerados eletronicamente, na forma deste Decreto, presumem-se fiéis para todos os fins de direito.
§ 2° Os autos dos processos eletrônicos devem ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e de armazenamento digital que garantam a autenticidade, preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a sua formação física.
Art. 5° Os documentos gerados eletronicamente e que exijam assinatura deverão ser assinados unicamente de forma eletrônica, utilizando para isso qualquer um dos seguintes recursos já disponibilizados pelo SEI, da PMPA:
I – a assinatura eletrônica, pelo uso do “login” (nome de usuá- rio) e senha do sistema, mediante cadastro do usuário, de forma a identificá-lo como o servidor ou agente público que realiza o ato; e
II – a assinatura eletrônica, através de certificação digital, quando disponível para uso da autoridade competente, a qual deve ser baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
§ 1° Considera-se oficial e suficiente a assinatura efetuada eletronicamente no sistema SEI-PMPA na forma deste artigo, o que substitui para todos os fins outras formas de assinatura, inclusive aquela em documento físico.
§ 2° A Administração poderá conceder “login” e senha no SEI, da-PMPA, para pessoas externas à Administração que devam assinar documentos constantes em processos eletrônicos.
Art. 6° Ordem de Serviço do Prefeito regulamentará:
I – a implantação do processo administrativo eletrônico, que dar-se-á de forma gradativa, conforme cronograma específico;
II – as regras de encaminhamento de documentos originais digitalizados para as unidades de arquivo correspondentes;
III – as regras para preservação e descarte da informação digital contida no SEI; e
IV – os procedimentos para inclusão de usuários no SEI e sua identificação a partir de login.
Art. 7° Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, 15 de janeiro de 2015.
JOSÉ FORTUNATI
Prefeito
CARLOS FETT
Secretário Municipal de Administração, em exercício.
Registre-se e publique-se.
URBANO SCHMITT
Secretário Municipal de Gestão.