DOE de 03/02/2017
Estabelece os procedimentos relativos ao funcionamento e à utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO, no uso das atribuições legais prevista na alínea “h”, Inciso II, art. 7°, da Lei n° 17.257, de 25 de janeiro de 2011, tendo em vista o disposto no Decreto n° 8.808, de 25 de novembro de 2016
RESOLVE:
Instituir esta Instrução Normativa que disciplina os procedimentos e orienta as ações para a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no Estado de Goiás, mais especificamente a primeira etapa de implantação, em que o SEI será o autuador e registrador da tramitação física de novos Processos Administrativos, em substituição ao Sistema Eletrônico de Protocolo – SEPNET. Trata-se de uma etapa de sensibilização e familiarização dos usuários com a nova ferramenta, mas que não extingue a tramitação física. As etapas dois e três serão normatizadas posteriormente, conforme evolução do cronograma de implantação, mas referem-se respectivamente a tramitação exclusivamente de forma eletrônica dos Processos Administrativos e a geração e tramitação de documentos digitais (nato digital).
Art. 1° Estabelece os procedimentos gerais para a abertura de processos, a partir da autuação, seguindo a tramitação até o arquivamento, bem como da distribuição e entrega de expedientes diversos no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo, conforme definido a seguir:
Art. 2° A autuação do processo no âmbito do Poder Executivo, dar-se-á, exclusivamente, por meio do SEI, a partir de 1° de fevereiro de 2017.
Parágrafo único. Processos e Documentos protocolados anteriores à implantação do SEI, deverão continuar seu trâmite no Sistema Eletrônico de Protocolo – SepNet.
Art. 3° Para fins desta Instrução, considera-se:
I – anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que tratem do mesmo assunto;
II – arquivo geral: arquivo de documentos intermediários e permanentes que forem objeto de digitalização e captura para o SEI (nos protocolos setoriais);
III – credencial de acesso SEI: credencial gerada no âmbito do SEI, que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso;
IV – perfil: define quais direitos e permissões tem o usuário do sistema;
V – Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Estadual;
VI – número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;
VII – processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;
VIII – sobrestamento de processo: interrupção formal do seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro;
IX – unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do Poder Executivo Estadual;
X – usuário colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo do Poder Executivo Estadual , cujo cadastramento for solicitado por seu superior; e
XI – usuário interno: todo servidor ativo da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual com cadastro na rede.
Art. 4° Fica instituído o Núcleo Gestor do SEI, formado pela Superintendência Central de TI, Superintendência de Modernização Institucional e Núcleo de Suprimentos, Logística e Frotas, que exercerá a gestão normativa, operacional e manutenção técnica do SEI no âmbito do Poder Executivo, competindo-lhe o desempenho das seguintes atribuições:
I – implantar o SEI na Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual, em conformidade com Acordo de Cooperação Técnica firmado com Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;
II – zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do Processo Eletrônico;
III – acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;
IV – promover a capacitação, realizar suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI;
V – participar do Grupo de Gestão do SEI, coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão – MP; e
VI – propor revisões das normas internas afetas ao processo eletrônico.
Art. 5° O acesso ao SEI será por meio de login e senha utilizados para acessar o Portal Intra Goiás.
Art. 6° O Acesso do usuário dar-se-á de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado.
Parágrafo único. Os perfis de acesso ao SEI, foram inicialmente mantidos conforme nível de acesso do SepNet.
Art. 7° A execução das atividades de autuação e tramitação de processos de que tratam esta instrução são de responsabilidade, respectivamente, dos Protocolos Setoriais, Malote Oficial e demais unidades administrativas por onde os processos tramitam.
Parágrafo único. As unidades administrativas devem conferir tramitação “preferencial” ou urgente aos processos formalizados para cumprimento de decisões judiciais.
Art. 8° A autuação de processo deve ser feita observando os princípios legais, administrativos e éticos dispensados ao tipo de solicitação, devendo o agente público manter absoluta discrição com relação à informação contida no processo.
Art. 9° Ao processo físico deve ser dispensado tratamento adequado, observando cuidados de higiene no seu manuseio, perfuração centralizada, utilização de material adequado, evitando o uso de clipes e grampos.
Art. 10. O processo pode ser iniciado pela autoridade competente ou a pedido do interessado, devendo ser autuado pelo conjunto de documentos e informações necessários à decisão da autoridade administrativa.
Art. 11. A autuação de processo deve ser feita a partir da apresentação de documentação necessária a instrução processual, com o objetivo de favorecer sua análise, devidamente acompanhada do formulário específico ou padrão, preenchido e assinado pelo requerente.
Parágrafo único. A autuação que trata o caput deste artigo somente será efetuada pelo protocolista no caso da devida apresentação de toda documentação, imprescindível para proferimento de despacho conclusivo.
Art. 12. A documentação autuada deve ser numerada a partir da capa principal, em ordem crescente, aposto o correspondente carimbo de identificação de folhas na parte superior do canto direito de cada peça, com o número de seqüência e a rubrica do protocolista.
§1°As peças subsequentemente adicionadas ao processo devem ser identificadas com o respectivo carimbo da unidade, numeradas sequencialmente e rubricadas, pelo responsável pela atividade e, quem inserir quaisquer documentos durante a tramitação do processo.
§2°As informações, pareceres e despachos constantes dos processos são de responsabilidade civil, penal e administrativa de seus signatários.
Art. 13. Cada volume de processo deve ter o máximo de 300 (trezentas) folhas, sendo que alcançado este quantitativo e havendo necessidade de juntar documentos ao volume, o processo deve ser encaminhado à unidade responsável pela protocolização, para cumprir as formalidades de encerramento e abertura de novo volume, na forma seguinte:
I – o encerramento/desmembramento e a abertura de volumes serão efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos;
II – o termo de encerramento deve ser juntado na última folha de cada volume;
III – o termo de abertura é o documento que oficializa o novo volume que deve ter a capa de processo afixada com a etiqueta do respectivo protocolo;
IV – as capas dos volumes devem ser numeradas em algarismos romanos;
V – documentos encadernados ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta contendo o número do processo e a palavra “Anexo”.
Art. 14. A solicitação de cópias de processos somente pode ser requerida pela parte interessada/autor ou pelo seu representante com poderes específicos às unidades de protocolos setoriais, por meio de formulário e o pagamento da guia de recolhimento do valor a ser estabelecido em regulamento específico.
Parágrafo único. O formulário próprio para solicitação de cópias processuais deve constar campo que especificará a quantidade e peças copiadas do processo, bem como conter, obrigatoriamente, a identificação do requerente com a anotação do número constante do Registro Geral (Cédula de Identidade), número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e a consignação da assinatura, por extenso, do interessado ou seu representante legal e do servidor responsável pela entrega das cópias.
Art. 15. A distribuição física de processos e expedientes diversos entre órgãos da administração estadual deve ser feita mediante o serviço de entregas e coletas de malote.
§1°As remessas dos processos que trata o caput, devem ser devidamente registradas no SEI, para controle, segurança e rastreabilidade.
§2°Devem ser transportados mediante serviços de malote oficial os expedientes diversos que não exijam o serviço de postagem de correspondências realizado pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT -.
Art. 16. As solicitações de inclusão, alteração, substituição e supressão de “assuntos” para protocolização de processos no SEI, devem ser encaminhadas formalmente à área responsável do Núcleo de Suprimentos, Logística e Frotas, por meio do endereço eletrônico institucional estabelecido para esta finalidade.
Art. 17. Os processos e documentos incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:
I – público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado;
II – restrito, quando se tratar de informação sigilosa não classificada; e
III – sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos termos dos artigos 23 e 24 da Lei n° 12.527/2011, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado.
§1°Os processos e documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.
Art. 18. O SEI estará disponível na administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou por ela recebido com, no mínimo, os seguintes perfis e funcionalidades:
I – administrador: designado pelo Núcleo Gestor, com permissão para configurar itens de negócio do sistema;
II – básico: destinado à instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos;
III – protocolo: destinado à criação (autuação), instrução e tramitação de processos;
Parágrafo único. Os perfis e suas funcionalidades podem ser mudados a qualquer tempo, conforme a necessidade de cada unidade e usuário interno, desde que em consonância com esta Instrução Normativa.
Art. 19. A realocação de usuário em nova unidade implicará na perda de seus acessos.
Parágrafo único. É de responsabilidade da autoridade competente da nova unidade solicitar acesso compatível com as novas atribuições do usuário.
Art. 20. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Dê-se ciência, Publique-se e cumpra-se.
GABINETE DO SECRETÁRIO DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO, em Goiânia, aos 23 dias do mês de janeiro de 2017.
JOAQUIM MESQUITA
Secretário