O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 66, inciso III, da Constituição Estadual,
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental, de acordo com o § 2° do Art. 216 da Constituição Federal e com o Art. 1° da Lei Federal de arquivos n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO o Decreto Estadual n° 1.654, de 29 de agosto de 1997, que dispõe sobre a instituição do Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso – SIARQ /MT;
CONSIDERANDO o Decreto Estadual n° 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, e dá outras providências; e
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;
DECRETA:
Art. 1° Fica instituído no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental, alinhado com o Programa Simplifica MT.
Parágrafo único. Fica definido o SIGAdoc como o sistema oficial do Poder Executivo Estadual para a Gestão de Documentos Digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, em consonância com a Resolução n° 001/2020 do Conselho Superior do Sistema Estadual de Tecnologia da Informação – COTEC, publicada em 28 de abril de 2020.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS
Art. 2° São objetivos destes procedimentos:
I – contribuir para a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação, bem como, facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas;
II – produzir documentos utilizando processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental, a fim de assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade das ações governamentais;
III – assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei Federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei n° 13.709, de 14 de agosto de 2018) e do Decreto Estadual n° 1.973 de 25 de outubro de 2013;
IV – assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos administrativos eletrônicos de acordo com seu prazo de guarda.
Art. 3° Para os fins deste Decreto, consideram – se:
I – assinatura digital: Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos que permitem aferir, com segurança, a origem e a autenticidade do documento. Os atributos da assinatura digital são:
a) ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário;
b) comprovar a autoria do documento digital;
c) possibilitar a verificação da integridade do documento;
d) garantir a imutabilidade lógica do documento digital após sua assinatura;
e) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital.
II – autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
III – captura de documento: incorporação de documento nato – digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
IV – certificação digital: Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos e os dados de uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora reconhecida legalmente.
V – código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente, constante em sua declaração de autenticidade;
VI – disponibilidade: razão entre período de tempo em que o sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência;
VII – documento nato – digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser:
a) nativo, quando produzido pelo sistema de origem;
b) capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento;
VIII – formato de arquivo: regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário ou padronizado conforme descrito no Decreto n. 511, de 04 de junho de 2020;
IX – interoperabilidade: capacidade de diversos sistemas e organizações trabalharem em conjunto, de modo a garantir que pessoas, organizações e sistema computacionais troquem dados;
X – integração: a capacidade de dois ou mais sistemas ou aplicativos de se comunicarem com o envio de informações e processá – las de modo que completem ou complementem informações suficientes entre eles para que determinado processo ocorra;
XI – integridade e estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada;
XII – metadados: são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.Sendo eles:
a) identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação);
b) segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais);
c) contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento;
XIII – processo administrativo eletrônico: unidade de registro com identificação única que agrupa os atos processuais registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XIV – processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão;
XV – repositório arquivístico digital confiável – solução que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais, e preservá – los e prover acesso a eles pelo tempo necessário.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR
Art. 4° Fica instituído o Comitê Gestor do SIGADOC que será composto por titulares e suplentes, com a seguinte composição:
I – Secretário de Estado de Planejamento e Gestão, que coordenará o Comitê;
II – Secretário Adjunto de Patrimônio e Serviços da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG;
III – representante da Superintendência de Arquivo Público da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG e seu suplente;
IV – representante da Superintendência de Governança da Informação e de Tecnologia da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG e seu suplente;
V – representante da Superintendência de Tecnologia da Informação Setorial da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG e seu suplente;
VI – representante da Superintendência de Desenvolvimento Organizacional da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG e seu suplente;
VII – representante da Empresa Mato – grossense de Tecnologia da Informação – MTI e seu suplente;
VIII – representante da Controladoria – Geral do Estado e seu suplente;
IX – representante da Casa Civil e seu suplente.
Art. 5° Cabe ao Comitê Gestor:
I – gerenciar a implantação do SIGADOC, no âmbito do Poder Executivo Estadual propondo políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
II – assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;
III – controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica;
IV – fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do SIGADOC;
V – promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao SIGADOC, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão documental;
VI – analisar propostas apresentadas por órgãos e entidades da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
VII – disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
VIII – manifestar – se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental;
IX – normatizar sobre assuntos delegados pelo Governador do Estado na implementação do SIGADOC.
Parágrafo único. Cabe aos órgãos e entidades participantes da implantação do SIGADOC seguir as normas estabelecidas pelo Comitê Gestor.
Art. 6° Para a habilitação dos órgãos e entidades na implantação do SIGADOC, é necessária a criação de um Comitê Setorial que deverá ser composto pelos seguintes membros:
I – representante da Gestão Documental (Protocolo e Arquivo) e seu suplente;
II – representante da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação – CPAD e GI e seu suplente;
III – representante pela área do mapeamento de processos e/ou desenvolvimento organizacional e seu suplente;
IV – representante da TI Setorial e seu suplente;
V – representante das áreas cujos processos serão implantados no SIGAdoce seu suplente.
Art. 7° Cabe prioritariamente à MTI, a responsabilidade pelas atribuições abaixo descritas e outras que poderão ser demandadas pelo Comitê Gestor:
I – garantir a infraestrutura e as gestões corretiva, adaptativa e evolutiva do sistema SIGAdoc;
II – garantir as customizações e outras atualizações necessárias à operação do sistema;
III – garantir a integração com outros sistemas corporativos do Poder Executivo Estadual;
IV – garantir o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico para o sistema SIGADOC, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos e às entidades da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
§ 1° Todas as alterações dos incisos I, II, e IV do presente artigo deverão ser aprovadas previamente pelo Comitê Gestor.
§ 2° O código fonte do sistema SIGAdoc deverá manter conformidade com o Termo de Cooperação Técnica estabelecido entre Governo do Estado de Mato Grosso e o Tribunal Regional Federal da 2ª Região.
Art. 8° Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1° Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Mato Grosso.
§ 2° Na hipótese prevista no parágrafo 1° do caput deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§ 3° Usuários não cadastrados no SIGAdoc terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da Administração Pública detentor do documento.
Art. 9° A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, do Decreto n° 1.973 de 25 de outubro de 2013, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais n° 13.709, de 14 de agosto de 2018 e as demais normas aplicáveis.
Art. 10. A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser asseguradas mediante utilização eletrônica que poderá ser:
I – assinatura digital por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil;
II – assinatura cadastrada, baseada em credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha ou identificação biométrica.
§ 1° A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema.
§ 2° O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§ 3° Os documentos nato – digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art. 11. O procedimento de digitalização deverá preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado, de acordo com o Decreto n° 511, de 04 de junho de 2020.
Art. 12. Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo – se à oportuna digitalização.
Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos no Decreto Estadual n° 5.567 de 26 de novembro de 2002 que aprova o Manual de Gestão Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, e os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades – Fim, e aprovados pela Superintendência de Arquivo Público/SEPLAG, conforme disposto nos arts. 9° e 10° da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. No ambiente digital de gestão documental, os documentos serão avaliados e classificados de acordo com Decreto Estadual n° 5.567, de 26 de novembro de 2002, que aprovou o Manual de Gestão Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, conforme os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades – fim, e aprovados pela Superintendência de Arquivo Público – SEPLAG, conforme disposto nos Art. 9° e 10° da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
§ 1° Os documentos digitais serão associados a metadados descritivos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.
§ 2° O armazenamento, a segurança e a preservação de documentos digitais considerados de valor permanente deverão observar as normas e os padrões definidos pela Superintendência de Arquivo Público – SEPLAG.
§ 3° Os documentos digitais serão eliminados nos prazos previstos no Decreto Estadual n° 5.567 de 26 de novembro de 2002 que aprovou o Manual de Gestão Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, conforme os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades – Fim, e aprovados pela Superintendência de Arquivo Público – SEPLAG, conforme disposto nos Art. 9° e 10° da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 14. Eventuais projetos em desenvolvimento visando à produção digital ou à gestão eletrônica de documentos digitais deverão ser encaminhados ao Comitê Gestor, para avaliação de sua conformidade com os requisitos arquivísticos obrigatórios e à política estadual de gestão documental.
Art. 15. Após a entrada em vigor deste decreto, fica vedado aos órgãos e entidades do Poder Executivo a contratação, o desenvolvimento ou a adoção de sistemas informatizados que tenham o mesmo escopo dos sistemas integrantes do ambiente digital de gestão documental adotados para o Poder Executivo do Estado.
Art. 16. Os processos implantados no SIGAdoc deverão, a partir do dia 15 de junho de 2020, tramitar apenas em meio digital, exceto, os documentos e processos em curso que deverão seguir seu trâmite no formato em que iniciados, até o encerramento definitivo da sua tramitação.
Parágrafo único. A base oficial de Gestão de Pessoas do SIGAdoc, por questões de segurança e integridade das informações, será o Sistema Estadual de Gestão de Pessoal – SEAP.
Art. 17. A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG/MT poderá expedir as normas complementares que se fizerem necessárias à aplicação deste Decreto.
Art. 18. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio Paiaguás, em Cuiabá, 04 de junho de 2020.